Hace algún tiempo, en Harker Lloreda se encontraron frente a una situación que viven muchas organizaciones en crecimiento: habían realizado inversiones importantes en tecnología, contaban con diferentes sistemas de información y procesos digitalizados, pero aún existía un desafío que limitaba la eficiencia de la operación.
La información estaba en varios lugares, los sistemas funcionaban, pero no conversaban entre sí.
Y cuando eso ocurre aparecen los reprocesos, los seguimientos manuales, las tareas repetitivas y la dependencia constante de las personas para conectar la información.
Por eso decidieron iniciar junto a Oblicua un proceso de centralización de información que les permitiera construir un ecosistema digital más conectado, más eficiente y preparado para los siguientes años de crecimiento.
La primera fase del proyecto estuvo enfocada en resolver desafíos concretos. Uno de ellos estaba relacionado con la atención al paciente.
La página web ya era una fuente importante de información, pero muchas de las preguntas frecuentes seguían requiriendo intervención humana.
La solución consistió en integrar la información del sitio web con Bela, su agente virtual, permitiendo que los pacientes encontraran respuestas de manera más rápida y autónoma.
El resultado no fue únicamente una mejora tecnológica, fue una mejora en la experiencia del paciente. La información comenzó a estar disponible de manera más ágil, consistente y accesible.
Uno de los principales desafíos era garantizar que todas las cotizaciones generadas después de las consultas llegaran oportunamente al equipo comercial para realizar seguimiento.
El proceso dependía de acciones manuales, y cuando una empresa crece, los procesos manuales terminan convirtiéndose en cuellos de botella. Por eso se implementó un CRM conectado directamente con el sistema de cotizaciones.
Hoy la información fluye automáticamente hacia el equipo comercial, permitiendo un seguimiento mucho más estructurado de las oportunidades.
Esto ha permitido tener una visión más clara del proceso comercial, conocer cuántas cotizaciones se están gestionando, entender qué oportunidades avanzan y medir el valor de los cierres tanto en procedimientos quirúrgicos como no quirúrgicos.
Cuando la información está organizada, las decisiones dejan de basarse en percepciones y empiezan a respaldarse en datos.
Sin embargo, hubo un desafío que generaba un desgaste constante en la operación y que probablemente muchas áreas administrativas conocen muy bien: el cierre de mes.
Cada fin de mes aparecía la misma pregunta: “¿Quiénes realizaron pagos a través de la página web?”
La respuesta implicaba buscar información en diferentes plataformas, cruzar datos, revisar registros y realizar verificaciones manuales.
Una tarea necesaria, pero que consumía tiempo valioso para los equipos administrativos y contables. Por eso, a través de ajustes en la plataforma de pagos y su integración con el sistema de información de la organización, este proceso comenzó a simplificarse significativamente.
Las áreas más beneficiadas con esta transformación han sido la gerencia, el equipo comercial, el área administrativa y el equipo contable. Y aunque los avances han sido importantes, para Harker Lloreda la transformación digital no termina aquí.
Uno de los grandes objetivos de la siguiente fase será continuar centralizando la información, fortalecer la adopción del CRM en todas las áreas de la organización y construir dashboards gerenciales que permitan visualizar indicadores clave para la toma de decisiones.
¿Qué proceso dentro de tu organización sigue dependiendo de tareas manuales que podrían automatizarse hoy?
Si todo lo anterior resuena con lo que está sucediendo en tu empresa entonces puede ser una gran oportunidad para realizar los cambios que necesitas. Puedes ver nuestro apartado de Interoperabilidad, contactarnos más información, o escribirnos directamente para que agendemos una conversación inicial.