Villegas Editores es una editorial colombiana con más de 50 años de trayectoria, reconocida por desarrollar libros de lujo dedicados a la cultura, el patrimonio, el arte, la arquitectura, la historia y la identidad de Colombia. Detrás de esta producción editorial existe una operación comercial y logística que debe coordinar puntos de venta, comercio electrónico, inventarios, bodegas, clientes en consignación y procesos contables.
Cuando Villegas Editores se acercó a Oblicua, la necesidad inicial parecía concreta: automatizar la facturación electrónica generada desde el punto de venta y desde el e-commerce. Sin embargo, durante el diagnóstico encontramos que la facturación era solo una parte visible de un problema más amplio.
Shopify POS, el comercio electrónico en Shopify y Siigo Nube operaban de forma desconectada. Cada canal generaba sus propios reportes, que posteriormente debían enviarse al área contable para procesar facturas, registrar movimientos y actualizar inventarios. La información asociada a las bodegas y a los productos en consignación también dependía de procesos separados, lo que incrementaba el esfuerzo administrativo y dificultaba mantener una visión centralizada de la operación.
Automatizar únicamente la creación de facturas habría reducido algunas tareas, pero no habría resuelto la causa estructural del problema. Para mejorar realmente la fidelidad de la información era necesario conectar ventas, inventarios, bodegas y contabilidad bajo una misma lógica de negocio.
De una automatización puntual a una arquitectura de interoperabilidad
A partir del diagnóstico, diseñamos una solución más amplia de centralización e interoperabilidad. Construimos una base de datos auxiliar encargada de relacionar los conceptos que cada sistema necesitaba interpretar correctamente.
En esta capa central homologamos información como los SKU, los identificadores de las bodegas, los datos de clientes, los conceptos de facturación y las cuentas contables. Esta estructura permitió que las diferentes plataformas pudieran comunicarse sin perder la lógica operativa y financiera propia de Villegas Editores. Desde allí conectamos mediante API el punto de venta en Shopify, el e-commerce, Siigo Nube, las bodegas registradas y los procesos del área contable. La solución comenzó a funcionar en la compañía en febrero de 2025, después de un proceso de diseño, desarrollo e implementación de seis meses.
La integración actualmente cubre actividades esenciales para la operación:
- Actualización de datos de clientes.
- Actualización de productos desde Siigo.
- Creación, carga y descarga de productos.
- Creación de facturas.
- Traslados entre bodegas.
El objetivo se convirtió en diseñar una estructura capaz de interpretar cada movimiento y ejecutar las acciones correspondientes en los diferentes sistemas involucrados con la menor intervención humana posible… lo habíamos logrado.
Llevar la lógica contable al resto del ecosistema
Uno de los mayores retos técnicos fue comprender la estructura del plan de cuentas contables de Villegas Editores en Siigo Nube. Cada factura, producto, traslado o movimiento debía conservar una clasificación coherente con la forma en que la compañía administra su operación financiera.
Para lograrlo, analizamos la lógica existente en Siigo y tuvimos exhaustivas sesiones con el área contable para poder llevar sus políticas al resto del ecosistema. Esto permitió que los movimientos provenientes del POS y del e-commerce pudieran convertirse en registros consistentes para el área contable y para la administración del inventario.
Hoy Villegas Editores puede afirmar que tiene centralizadas las reglas comunes para toda la operación.
Integraciones diseñadas para no perder información
Los sistemas interconectados pueden presentar intermitencias, datos incompletos o fallos temporales de ejecución. En una operación de inventario y facturación, uno de estos eventos no puede terminar en una transacción perdida o registrada únicamente en una parte del ecosistema. Por esta razón, construimos en Google Cloud Platform un sistema persistente de reintentos. Cuando una transacción no puede completarse correctamente, el movimiento se conserva en una cola para ser procesado nuevamente.
Este mecanismo permite gestionar situaciones como intermitencias entre plataformas, inconsistencias que deben corregirse o problemas eventuales de ejecución. La transacción permanece pendiente hasta que puede registrarse correctamente en los sistemas correspondientes.
De esta manera, la solución no depende de que todas las plataformas estén disponibles al mismo tiempo. La arquitectura conserva la trazabilidad del movimiento y reduce el riesgo de pérdida de información durante el intercambio de datos.
Mayor centralización y fidelidad de la información
Con la solución implementada, Villegas Editores pasó de operar procesos separados a contar con un ecosistema conectado alrededor de una capa común de información. Las ventas, los productos, las facturas, los traslados y las bodegas pueden ahora relacionarse bajo reglas consistentes. Esto disminuye la necesidad de consolidar manualmente información proveniente de cada canal y mejora la visibilidad sobre los movimientos que se producen dentro de la operación.
Te compartimos algunos resultados obtenidos:
- 500 transacciones mensuales, en promedio, procesadas dentro del ecosistema integrado.
- 81 % de cumplimiento de los criterios de aceptación en transacciones automáticas sincronizadas en el ecosistema.
- 49 bodegas sincronizadas.
- 27 distribuidores con inventario en consignación vinculados a la solución.
- Integración de procesos relacionados con clientes, productos, inventarios, facturación y traslados de bodega.
Este proyecto demuestra que la automatización no consiste únicamente en conectar varias plataformas. Para generar un impacto real, es necesario comprender la lógica del negocio, centralizar las equivalencias entre sistemas y diseñar mecanismos que garanticen la continuidad de cada transacción.
En Oblicua ayudamos a las compañías a identificar cuándo una tarea manual es apenas el síntoma de un problema mayor de desconexión entre sistemas. Si tu empresa todavía consolida reportes, actualiza inventarios manualmente o registra la misma información en varias plataformas, contacta a nuestro equipo.
Fotografía: Cámara Colombiana del Libro.